Reguli noi pentru contractele de muncă. Schimbare obligatorie de la 1 ianuarie 2026

Sursa: Arhiva EVZ

Reges-Online este noua platformă digitală care va înlocui complet aplicația Revisal pentru evidența salariaților. Începând cu 1 ianuarie 2026, Registrul General de Evidență a Salariaților va fi gestionat exclusiv prin acest sistem online, potrivit Hotărârii de Guvern nr. 295/2025. Autoritățile au atras atenția că înrolarea este obligatorie, iar termenul-limită pentru înscriere și finalizarea tranziției este 31 decembrie 2025, adică mâine.

„Îndemn toți angajatorii să facă demersurile necesare ca până la sfârșitul anului să se înscrie în noua platformă. Reges-Online nu este un instrument perfect, dar este unul util și modern pentru toți angajatorii, iar tranziția trebuie să fie una firească și echilibrată”, a transmis ministrul Muncii, Florin Manole. După 31 decembrie 2025, utilizarea Revisal nu va mai fi posibilă.

Înrolarea în Reges-Online nu este opțională

Și Inspecția Muncii a transmis că utilizarea Reges-Online este o obligație legală pentru toți angajatorii: „Înrolarea în Reges-Online nu este opțională, este obligatorie pentru toți angajatorii. Precizăm faptul că trecerea la Reges-Online nu presupune mutarea, de către angajator, a bazelor de date existente, aceasta fiind deja realizată în sistem. Angajatorii trebuie doar să își creeze cont în platformă, proces simplificat și rapid”. Datele existente în Revisal sunt deja preluate automat, astfel că angajatorii nu trebuie să reintroducă informațiile.

Reges-Online, administrat de Inspecția Muncii

Noua platformă este administrată de Inspecția Muncii și permite gestionarea exclusiv online a contractelor individuale de muncă. Sistemul elimină riscurile vechiului Revisal, precum pierderea bazelor de date sau utilizarea unor fișiere neactualizate.

Reges-Online centralizează informații privind:

-încheierea contractelor de muncă;

-modificările intervenite;

-suspendările;

-încetarea contractelor.

Salariații pot accesa direct datele lor, pot descărca extrase oficiale și primesc notificări la orice modificare operată de angajator. Autoritățile beneficiază, în același timp, de o bază de date unică, actualizată în timp real.

Cine este obligat să folosească Reges-Online

Obligația revine tuturor angajatorilor care au cel puțin un salariat, indiferent de forma de organizare. Sunt vizați:

-societăți comerciale (SRL, SA);

-persoane fizice autorizate cu angajați;

-organizații non-profit;

-cabinete individuale;

-instituții publice;

-entități internaționale acreditate în România.

Singura excepție o reprezintă angajatorii care au exclusiv contracte de mandat. Angajatorii înființați după 31 martie 2025 sau cei care nu au utilizat Revisal vor folosi direct Reges-Online.

Amenzi pentru nerespectarea obligațiilor

Legea prevede sancțiuni clare pentru neconformare:

-amenzi între 5.000 și 10.000 de lei pentru completarea incompletă sau incorectă a datelor;

-amenzi între 15.000 și 20.000 de lei pentru nefinalizarea tranziției complete până la 31 decembrie 2025.

Inspectorii de muncă aplică sancțiunile contravenționale, iar respectarea termenelor de raportare este obligatorie.

Printre acestea:

-înregistrarea contractului înainte de începerea activității;

-raportarea modificărilor salariale sau de funcție în maximum 20 de zile lucrătoare;

-raportarea suspendărilor la data debutului acestora.

Ce aduce nou Reges-Online

Noua platformă introduce o serie de modificări importante față de Revisal. Reges-Online este accesibil direct din browser, fără instalarea unui program local, iar actualizările sunt realizate centralizat.

Sunt introduse informații suplimentare despre angajați, precum:

-locul și tipul muncii (fix, mobil, telemuncă);

-repartizarea programului de lucru;

-detașări interne și internaționale;

-suspendări ale contractelor și cauzele acestora;

-identificarea utilizatorului în cazul muncii temporare;

-salariul de bază și alte drepturi salariale.

Salariații au acces direct la datele proprii, pot descărca extrase oficiale și primesc notificări automate la fiecare modificare.

Datele firmelor sunt preluate automat din Registrul Comerțului și alte registre oficiale, reducând erorile de introducere manuală. Informațiile sunt stocate pe serverele Inspecției Muncii, eliminând riscurile tehnice ale vechiului sistem.

Crearea contului și metodele de autentificare

Contul în Reges-Online este creat de reprezentantul legal al angajatorului sau de o persoană împuternicită. Autentificarea se poate face prin:

-ROeID (identitate digitală);

-certificat digital calificat;

-temporar, la ghișeul ITM, doar pentru cei care nu pot utiliza soluțiile digitale.

După autentificare, se solicită acces la registrul firmei. Pentru firmele înregistrate la ONRC, verificarea calității de reprezentant legal este automată. Entitățile neînregistrate trebuie să încarce documentele constitutive. Împuterniciții trebuie să prezinte documentele care atestă mandatul.

Sucursalele sau punctele de lucru fără personalitate juridică pot gestiona registrul doar dacă primesc delegarea completă a competențelor.

Cine completează datele și cine răspunde

Angajatorul poate gestiona registrul intern, prin salariați desemnați oficial, sau poate externaliza serviciul către firme de contabilitate, HR sau experți autorizați.

Indiferent de variantă, responsabilitatea pentru corectitudinea datelor rămâne la angajator, iar prelucrarea informațiilor trebuie să respecte regulile GDPR.

Delegarea accesului în platformă

Reges-Online permite delegarea accesului către angajați sau prestatori externi. Procedura presupune:

-selectarea tipului de delegat;

-introducerea identificatorului (CNP sau CUI);

-stabilirea duratei delegării;

-confirmarea declarației pe propria răspundere.

După validare, delegatul primește acces conform parametrilor stabiliți.

Accesul salariaților și al foștilor angajați

Salariații și foștii salariați își pot crea cont în Reges-Online și pot accesa:

-contractele de muncă;

-extrase oficiale privind vechimea și istoricul profesional;

-notificări la modificările operate în registru.

În lipsa utilizării platformei, documentele pot fi obținute de la angajator sau de la inspectoratele teritoriale de muncă.

Reges-Online nu înlocuiește dosarul personal

Platforma nu substituie dosarul personal al angajatului, care trebuie păstrat în continuare de angajator. Acesta include:

-contractele de muncă și actele adiționale;

-documentele de studii;

-fișa postului;

-cereri și concedii;

-sancțiuni disciplinare și fișe de instruire;

-adeverințe de vechime.

Angajatorii trebuie să șrie că, la încetarea contractului, au obligația de a elibera salariatului atât adeverința de vechime, cât și extrasul din registru.