asociatia de proprietari / sursa foto: arhiva EvZ
Adaugă-ne ca sursă preferată în Google
Urmărește-ne pe Google News
Din cuprinsul articolului
Asociația de proprietari poate verifica actul de identitate al unei persoane pentru înscrierea sau actualizarea datelor din cartea de imobil, însă nu poate solicita o fotocopie a buletinului pentru acest scop. Normele privind evidența locatarilor prevăd explicit că actul de identitate poate fi verificat vizual, iar copiile documentelor nu pot fi cerute.
Regula este importantă deoarece asociațiile de proprietari prelucrează date cu caracter personal și trebuie să respecte Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR). Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) a atras în mod repetat atenția că asociațiile trebuie să colecteze doar datele necesare pentru un scop legal și determinat.
Ce poate verifica asociația de proprietari
Cartea de imobil este documentul prin care sunt evidențiate persoanele care locuiesc într-un imobil cu mai multe unități locative. Responsabilul desemnat pentru această evidență poate solicita prezentarea actului de identitate pentru înscrierea datelor necesare.
Normele în vigoare stabilesc însă o diferență clară între prezentarea buletinului și predarea unei copii a acestuia.
Potrivit articolului 94 din normele referitoare la evidența persoanelor prin cartea de imobil, înscrierea se face pe baza unui act de identitate valabil. Mai mult, textul precizează explicit că, pentru înscrierea în cartea de imobil, „nu pot fi solicitate fotocopii ale actelor de identitate”. Documentele pot fi verificate vizual pentru conformitate.
Prin urmare, dacă administratorul sau persoana desemnată pentru cartea de imobil are nevoie să verifice datele, soluția prevăzută de legislație este prezentarea documentului, nu lăsarea unei copii la asociație.
De ce nu poate fi cerută automat o copie
O copie a cărții de identitate conține numeroase date personale. Din perspectiva GDPR, faptul că o asociație are un rol legal în administrarea condominiului nu înseamnă că poate colecta orice informație sau orice document de la proprietari și locatari.
ANSPDCP precizează că asociațiile de proprietari sunt operatori de date cu caracter personal și trebuie să stabilească un temei legal pentru prelucrarea datelor. În același timp, se aplică principiile privind limitarea scopului și reducerea la minimum a datelor prelucrate.
Autoritatea a sancționat, de altfel, o asociație de proprietari după ce a constatat că aceasta solicita proprietarilor date personale excesive și copii după diverse documente pentru completarea cărții de imobil. ANSPDCP a indicat încălcarea principiilor privind legalitatea și minimizarea datelor.
Ce se întâmplă dacă asociația spune că are nevoie de buletin pentru cartea de imobil
În cazul în care solicitarea este justificată prin necesitatea completării sau actualizării cărții de imobil, proprietarul sau locatarul poate prezenta actul de identitate pentru verificare.
Legislația privind evidența persoanelor prevede că înscrierea în cartea de imobil se face pe baza actului de identitate, iar normele actuale precizează expres că fotocopiile actelor de identitate nu pot fi solicitate în acest scop.
pret apartament / sursa foto: arhiva EvZ
Cartea de imobil este, la rândul său, un document care trebuie păstrat și utilizat cu respectarea regulilor privind protecția datelor. Ea nu este un registru la care orice persoană din bloc poate avea acces. Normele prevăd inclusiv că documentul este prezentat pentru verificare autorităților competente, precum polițiștilor și lucrătorilor serviciilor publice comunitare de evidență a persoanelor.
Asociația poate avea nevoie de alte date ale proprietarului
Situația trebuie diferențiată de alte proceduri administrative ale asociației. Legea nr. 196/2018 privind asociațiile de proprietari stabilește anumite informații care trebuie să existe în documentele asociației, inclusiv date de identificare ale proprietarilor. De exemplu, acordul de asociere trebuie să cuprindă numele și prenumele proprietarilor asociați și date referitoare la proprietățile individuale.
Acest lucru nu înseamnă însă că, pentru fiecare informație pe care trebuie să o dețină, asociația poate păstra automat o copie după cartea de identitate. Trebuie analizat scopul concret al solicitării, temeiul legal și datele care sunt efectiv necesare.
ANSPDCP recomandă asociațiilor de proprietari să consulte ghidul dedicat prelucrării datelor personale în acest domeniu și să își organizeze activitatea astfel încât prelucrarea datelor să fie conformă cu GDPR.
Ce poate face proprietarul dacă i se cere copia buletinului
Dacă solicitarea este prezentată ca fiind obligatorie, proprietarul poate cere asociației să precizeze scopul pentru care este solicitată copia, temeiul legal și perioada pentru care documentul urmează să fie păstrat.
În cazul în care este vorba strict despre înscrierea sau actualizarea datelor din cartea de imobil, norma este explicită: documentul poate fi verificat vizual, iar fotocopia nu poate fi solicitată.
De asemenea, persoanele ale căror date sunt prelucrate au drepturi în baza GDPR, iar asociația trebuie să răspundă solicitărilor privind prelucrarea datelor personale în condițiile prevăzute de regulament. ANSPDCP a aplicat inclusiv în 2024 o amendă de 2.486,2 lei unei asociații de proprietari pentru încălcări legate de prelucrarea și divulgarea datelor personale.
Recomandările noastre
