Ultimul an a forțat companiile să-și digitalizeze serviciile și documentele esențiale. E nevoie de o schimbare de paradigmă ca România să accelereze transformarea digitală

Climatul dificil din ultimul an a forțat companiile să își reconfigureze procesele de lucru, digitalizarea fiind instrumentul la care au apelat cu precădere, subliniază Iron Mountain România, subsidiara companiei americane cu același nume și lider al pieței locale de management al informației și arhivare de documente.

Afacerile locale au realizat importanța accesului rapid, securizat și facil la informațiile esențiale de business în contextul telemuncii. În același timp, documentele pe hârtie încă reprezintă o sursă importantă de informații și date, iar organizațiile trebuie să găsească soluțiile potrivite pentru a crea un spațiu de lucru unitar, care să integreze zona digitală cu documentele în format fizic.

Perioada pe care o traversăm, începând din martie 2020, a schimbat nu doar obiceiurile și preferințele oamenilor, cât și strategiile de afaceri și comportamentele organizațiilor de pretutindeni. Companiile, atât cele din România, cât și la nivel regional și global, au înțeles beneficiile digitalizării și au primit cu deschidere noile tehnologii, astfel încât să rămână flexibile la schimbările de context din mediul de business. Cu toate acestea, rămâne în continuare nevoia de a gestiona volumele mari de documente pe hârtie și de a asigura experiențe unitare în ceea ce privește managementul de conținut pentru angajații și clienții lor.

“Dacă înainte clienții căutau date esențiale în maldărele de documente fizice, azi le culeg din câteva click-uri. E momentul oportun ca România facă un pas mai hotărât spre digitalizare”

„Regulile jocului s-au schimbat în aproape toate domeniile. Angajații nu au mai fost fizic la birou, o bună parte dintre ei lucrând în regim de telemuncă, de aceea, mulți dintre clienții noștri au făcut tranziția către scanarea și digitalizarea documentelor de business.

Dacă înainte, aceștia voiau să aibă acces la documentele fizice ale organizației, pe care le stocam în depozitele noastre și în care își căutau apoi singuri informațiile necesare, în ultimul an, ne-au solicitat să le scanăm documentele și să extragem din ele informațiile esențiale, obținând astfel acces la ele, de oriunde, cu doar câteva click-uri. Există un potențial extraordinar în serviciile de arhivare digitală, cu beneficii ce se traduc pornind de la costuri reduse, la securitate crescută și eficiență remote.

Companiile din România sunt condiționate, încă, de legislațiile în vigoare să păstreze cantități extrem de mari de documente fizice, ceea ce face ca piața locală de business să fie una consumatoare și dependentă de hârtii și, implicit, de arhive fizice. Din acest motiv, este important ca mediul de business să facă trecerea spre un format de lucru hibrid, combinând documentele digitale cu cele pe hârtie. Pentru că, ne place sau nu, hârtia va coexista în continuare cu mediul digital, pentru o bună bucată de timp”, precizează Adrian Dogaru, Managing Comercial Director în cadrul Iron Mountain România.

Managerul subliniază faptul că în majoritatea țărilor din vestul Europei lucrurile stau diferit, iar asta de ani buni de zile, nefiind neapărat un trend determinat de COVID-19: „În Europa de Vest, clienții caută servicii complexe, care să le asigure accesul securizat la documente în cloud și posibilitatea de a căuta și extrage informații în mod direct din acestea pe bază de cuvinte-cheie.”

Reglementările și legislația românească obligă, însă, companiile să păstreze, timp de mai mulți ani, documente fizice referitoare la activitatea pe care o prestează. Odată cu trecerea timpului, arhivarea și stocarea informațiilor se transformă într-o provocare imensă pentru companii, care nu doar că trebuie să găsească spații adecvate pentru acestea, să fie sigure că au acces ușor la ele, pentru a le consulta oricând au nevoie, dar trebuie să se asigure, totodată, că acestea sunt conservate în cea mai bună formă și că nu prezintă riscuri de securitate.

Statul trebuie să ofere un cadru legislativ care să ajute companiile în accelerarea procesului de digitalizare

„Statul român a început să facă pași în direcția digitalizării, ceea ce ne bucură și ne face să sperăm că acest proces va accelera tot mai mult. Un exemplu recent este chiar Ordonanța de Urgență 36/2021 privind semnătura electronică în relația firmei cu angajatul. Aceasta permite ca orice raporturi oficiale între companii și angajații acestora să se desfășoare electronic și cu ușurință în contextul telemuncii. Cu toate astea, instituțiile și autoritățile de stat sunt într-o mare parte destul de puțin digitalizate și emit încă foarte multe documente fizice. În acest sens, sperăm să vedem cât mai multe inițiative din partea statului, deoarece îl considerăm ca fiind cel mai important vector de schimbare, ce poate juca un rol important în stimularea mediului de afaceri, dar și a ajuta partea de populație, care nu este încă alfabetizată digital, să dobândească competențe digitale. Digitalizarea deschide multe oportunități, suntem într-un moment cheie în care toți actorii implicați, atât statul, cât și mediul de business, trebuie să-l capitalizeze, astfel încât digitalizarea să se facă într-un mod coerent și integrat, unitar pentru toată lumea”, punctează Adrian Dogaru.

Prezentă în România din 2003, Iron Mountain arhivează și stochează documente fizice esențiale de business, oferă servicii de scanare, precum și servicii digitale complexe pentru peste 700 de clienți din aproape toate industriile, fiind cel mai mare jucător de pe piața locală. Mai specific, Iron Mountain deține aproximativ 6 milioane de cutii de documente stocate.

Principalii săi clienți sunt companiile private de mari și medii dimensiuni, de tip multinațională, care provin din sectorul bancar, telecom și pharma, care caută să-și arhiveze documentele în siguranță, respectând toate prevederile legale. Printre documentele pe care Iron Mountain le arhivează și le protejează pentru clienți, în cele trei depozite ale sale, se numără documente financiare, de HR, precum și tot felul de registre și evidențe care țin de clienții firmelor.

Potrivit reprezentanților companiei, evoluția pieței de stocare a documentelor și a managementului informațional va fi influențată, în 2021, de componenta guvernamentală, și anume de outsourcing-ul arhivelor instituțiilor de stat și de digitalizarea unor părți a acestor arhive, dat fiind faptul că serviciile de digitalizare a arhivelor vechi sunt extrem de costisitoare, ele ajungând la ordinul milioanelor de euro.