Cum funcționează hotelurile complet automatizate din Japonia, unde nu există recepționer

În Japonia, tot mai multe hoteluri au înlocuit interacțiunile de la recepție cu sisteme digitale: rezervarea se confirmă online, sosirea se validează la un kiosk, iar accesul în cameră se face cu card sau cod. Modelul, promovat de lanțuri care au adoptat automatizarea încă din anii 2010, este tot mai popular în diferite hoteluri. Automatizarea nu elimină, totuși, orice intervenție umană. Multe unități funcționează cu personal redus sau cu asistență la distanță, dar fără recepționer prezent în permanență.

Check-in fără recepționist

Elementul central al hotelului automatizat este check-in-ul realizat la kiosk-uri sau terminale amplasate în lobby. Oaspeții introduc datele rezervării, precum numărul de confirmare, numele sau codul QR, completează fișa de cazare și realizează plata, dacă aceasta nu a fost realizată anterior. În multe situații, kiosk-ul scanează documentele, tipărește chitanțe și emite carduri de acces.

Chiar dacă procesul este digital, hotelurile trebuie să respecte obligațiile legale privind evidența oaspeților. Ministerul Sănătății, Muncii și Protecției Sociale din Japonia explică faptul că persoanele străine care nu au adresă în Japonia trebuie să completeze date suplimentare (naționalitate și număr de pașaport) și să prezinte pașaportul unității de caze.

Cheia devine cod sau card

După validarea check-in-ului, sistemul generează metoda de acces în cameră. În hotelurile automatizate, aceasta poate fi un card emis de automat sau un cod (PIN/QR). Conceptul fără chei a fost promovat încă din faza inițială a unor proiecte, iar compania GLORY a anunțat, încă din 2015, dezvoltarea unui sistem de acces fără cheie prin recunoaștere facială.

Dan Petrescu a făcut marele anunț. Cum stă cu sănătatea și când revine în fotbal

Gerul se întoarce în weekend. Când se vor mai putea bucura românii de zile însorite

În practica de zi cu zi, multe hoteluri păstrează o variantă de rezervă: dacă verificarea biometrică dă erori, accesul poate reveni la card sau la intervenția personalului.

Roboți în lobby și servicii automatizate în cameră

În multe hoteluri, tehnologia este prezentă chiar în zona de recepție, unde întâmpinarea clasică este înlocuită de roboți de tip dinozaur, care oferă instrucțiuni și îi direcționează pe oaspeți către kiosk-uri. Lanțul Henn na Hotel prezintă pe site exemple de roboți de front desk, holograme și proceduri de pre-check-in bazate pe cod QR, care permit introducerea datelor înainte de sosire.

Cameră de hotel. Sursa foto: Freepik

În camere, automatizarea este prezentă în principal prin sisteme care permit controlul climatizării și al iluminatului, uneori prin tablete sau asistenți integrați. Unele unități din același grup menționează și roboți de tip „room concierge”, precum RoBoHoN, instalați în camere, care răspund la întrebări frecvente și pot interacționa cu funcțiile camerei.

Plata, facturarea și check-out-ul rapid

Modelul complet automatizat mută și finalizarea sejurului în zona de self-service. Check-out-ul poate însemna doar confirmarea plecării la un terminal sau validarea în aplicație, urmată de emiterea facturii. Unele hoteluri folosesc aparate separate pentru plată, în special când se acceptă numerar, iar kiosk-ul principal gestionează identificarea și emiterea cheii.

Un efect urmărit de operatori este reducerea timpului petrecut în lobby, mai ales la orele de vârf. În plus, terminalele pot oferi interfețe în mai multe limbi, ceea ce scade dependența de un recepționer fluent în limbile principale ale turiștilor.

Cum se rezolvă problemele fără recepționer

În hotelurile automatizate, recepția se mută în trei zone: suport la distanță (video/telefon), personal (care intervine doar la nevoie) și proceduri standardizate afișate în sistem. Oaspeții pot primi instrucțiuni pentru Wi-Fi, spălătorie, depozitare bagaje sau acces în clădire direct pe ecranul kiosk-ului ori pe panouri digitale.

În practică, multe unități funcționează cu un model mixt, în care automatizarea acoperă fluxul principal, iar personalul rezolvă excepțiile.