Schimbarea relațiilor de muncă. 14 zile rămase pentru angajatori, efecte pentru salariați

Angajati în domeniul IT din SUA. Sursa foto: Freepik

Angajatorii din România mai au la dispoziție 15 zile pentru a realiza tranziția obligatorie de la vechiul Revisal la noul sistem REGES Online. Termenul-limită este 31 decembrie 2025, iar de la 1 ianuarie 2026 vechiul mecanism de raportare nu va mai fi disponibil sub nicio formă.

Trecerea la REGES Online a fost impusă prin Ordonanța de Urgență nr. 46/2025, care a prelungit termenul inițial de conformare. Deadline-ul fusese stabilit inițial pentru 30 septembrie 2025, însă Ministerul Muncii a decis amânarea acestuia după ce datele arătau că mai puțin de un sfert dintre angajatori reușiseră să finalizeze migrarea.

Specialiștii în fiscalitate, salarizare și resurse umane avertizează că perioada rămasă este una critică, iar procesul nu este unul pur formal. Tranziția presupune pași tehnici, verificări de date și adaptarea unor proceduri interne care, în multe cazuri, nu pot fi realizate pe repede înainte.

De ce a fost necesară amânarea termenului

Decizia de prelungire a termenului a fost luată în contextul unor dificultăți reale întâmpinate de mediul de afaceri. Platforma REGES Online înlocuiește complet Revisal, un sistem folosit de peste un deceniu, bazat pe aplicații locale și transmiterea fișierelor .rvs către Inspecția Muncii.

La momentul evaluării făcute de autorități, la jumătatea lunii septembrie 2025, mai puțin de 25% dintre firme reușiseră să finalizeze procesul de înrolare și migrare. Lipsa de familiaritate cu noua platformă, întârzierile în obținerea accesului prin RoeID și volumul mare de date istorice au fost principalele cauze ale întârzierilor.

Ce aduce nou REGES Online față de Revisal

REGES Online marchează o schimbare fundamentală de paradigmă în administrarea evidenței salariaților. Sistemul nu mai funcționează ca o aplicație instalată local, ci ca o platformă web accesibilă online, fără fișiere intermediare și fără încărcări manuale periodice.

Accesul se face prin mecanisme moderne de autentificare. Angajatorii pot utiliza fie identitatea digitală RoeID, fie semnătura digitală calificată confirmată la ANAF. Astfel, dispare vechiul sistem de autentificare bazat pe utilizator și parolă, care genera frecvent probleme atunci când se schimba contabilul sau prestatorul de servicii.

Noul sistem introduce și o administrare mai clară a drepturilor de acces. Reprezentantul legal sau împuternicitul poate delega operațiuni către utilizatori interni sau către firme externe de contabilitate și HR, cu stabilirea explicită a nivelului de acces. Această trasabilitate nu exista în vechiul Revisal, unde cine deținea parola putea opera orice modificare.

Funcțional, REGES Online este construit în jurul unor procese standardizate. Înregistrarea, modificarea, corectarea sau radierea contractelor se face direct în platformă, cu generarea automată de notificări și extrase. Totuși, modul de implementare al unor fluxuri a generat dificultăți de acomodare, mai ales în privința momentului de la care modificările produc efecte legale.

Ce se întâmplă de la 1 ianuarie 2026

Începând cu 1 ianuarie 2026, accesul la vechiul sistem este complet dezactivat. Nu vor mai putea fi transmise fișiere .rvs, iar portalul anterior nu va mai fi funcțional. Practic, orice angajator care nu a finalizat tranziția până la 31 decembrie 2025 se va afla în imposibilitatea legală de a opera contracte de muncă.

Specialiștii recomandă tratarea acestei tranziții ca pe un proiect distinct. Etapele sunt clare și presupun înrolarea, preluarea datelor istorice, completările necesare, validarea informațiilor, stabilirea procedurilor interne și testarea operațională.

Provocările majore ale migrării

Una dintre cele mai frecvente probleme este calitatea datelor istorice. În multe companii există erori vechi, câmpuri incomplete sau situații contractuale atipice care nu au fost niciodată corectate. Suspendări, detașări, sporuri sau contracte cu timp parțial necesită verificări atente înainte și după migrare.

O dificultate suplimentară este obligativitatea completării unor date care nu erau cerute anterior în Revisal. Acest lucru presupune timp suplimentar și costuri administrative mai mari pentru angajatori, într-o perioadă deja aglomerată de final de an.

Presiunea termenului-limită și numărul mare de firme care încearcă simultan să se conformeze cresc riscul blocajelor tehnice și al implementărilor făcute în grabă, fără testare adecvată.

Cum se face înrolarea în REGES Online

Înrolarea este realizată de reprezentantul legal sau de împuternicit, pe baza CNP-ului, cu autentificare prin RoeID sau certificat digital calificat. După obținerea accesului, se depune în aplicație o cerere pentru registrul entității, cu identificarea firmei și o declarație pe propria răspundere privind calitatea solicitantului.

Pentru entitățile care nu sunt înregistrate la Registrul Comerțului, cum sunt ONG-urile, sunt necesare documente suplimentare, iar verificarea acestora este realizată manual de funcționari. Acest lucru poate genera întârzieri și respingeri succesive, fără ca documentele să fie, în mod real, neconforme.

După finalizarea înrolării, angajatorul poate delega accesul către utilizatori interni sau către prestatori externi.

Ce sancțiuni riscă angajatorii

Nerespectarea obligațiilor legale privind REGES Online atrage sancțiuni semnificative. Neînregistrarea în termen poate fi sancționată cu amenzi cuprinse între 15.000 și 20.000 de lei. Necompletarea tuturor elementelor obligatorii, în special a celor nou introduse, poate atrage amenzi suplimentare, în funcție de abatere.

Regimul contravențional este prevăzut în Hotărârea de Guvern nr. 295/2025, iar controalele ITM vor viza atât existența înregistrării, cât și corectitudinea datelor.

Ce câștigă salariații prin REGES Online

Pentru salariați, REGES Online aduce un nivel de transparență fără precedent. Angajații au acces direct la propriile date, pot consulta informațiile introduse de angajator și pot primi notificări privind modificările contractuale.

Accesul este posibil prin aplicație mobilă, autentificare digitală sau, pentru cei fără mijloace tehnologice, prin terminale interactive disponibile la sediile ITM. Acest mecanism permite salariaților să verifice dacă datele lor sunt corect înregistrate și să semnaleze eventualele nereguli.

Ultima linie dreaptă

Cu doar câteva zile rămase până la termenul-limită, specialiștii avertizează că tranziția la REGES Online nu mai poate fi amânată. Pentru multe firme, perioada rămasă va însemna alocarea de resurse suplimentare și prioritizarea conformării legale.

De la 1 ianuarie 2026, REGES Online devine singurul instrument legal pentru evidența contractelor de muncă. Orice întârziere poate avea consecințe financiare și operaționale semnificative.