Sursa foto: pixabay.com
Din cuprinsul articolului
Viața la bloc presupune mai mult decât conviețuirea cu vecinii, implică și o serie de obligații administrative și financiare pe care mulți locatari nu le cunosc sau le ignoră.
Un aspect foarte important este păstrarea documentelor legate de întreținere și activitatea legată de Asociația de proprietari. Un administrator a explicat ce hârtii trebuie să păstrăm și pentru cât timp, pentru că în foarte multe blocuri comunicarea e dificilă, iar unele documente stau doar în sertarele ascunse ale administratorilor.
Documentele pe care poți să le soliciți de la Asociația de Proprietari
Legea nr. 196/2018, privind înființarea, organizarea și funcționarea Asociațiilor de proprietari, arată că fiecare proprietar are dreptul și obligația de a avea acces la documentele Asociației.
Printre acestea se numără chitanțele și dovada plății întreținerii, bugetul anual și situațiile financiare, procesele-verbale ale Adunărilor Generale și contractele cu furnizorii de utilități sau servicii, precum apă, gaz, salubritate sau reparații.
„Proprietarul poate solicita copii ale acestor documente, iar administratorul este obligat să le pună la dispoziție într-un termen rezonabil, de obicei între cinci și zece zile lucrătoare.
Asociația de proprietari este obligată să pună la dispoziția proprietarilor, la cerere, documentele referitoare la gestiunea fondurilor comune și la întreținerea proprietății, după cum prevede articolul 38, alin. 1 din Legea nr. 196/2018”, ne-a explicat Florin Condea, administratorul mai multor blocuri din sectorul 5 al Capitalei, de peste 10 ani.
Dosarul de la bloc. Termene și obligații legale pentru accesul la documente
Sursa foto: pixabay.com
Păstrarea acestor documente nu este doar un obicei al pensionarilor, ci reprezintă un instrument concret de protecție. Dovada plății întreținerii permite demonstrarea achitării obligațiilor financiare, prevenind eventuale neînțelegeri sau penalități. Verificarea situației contului personal la Asociație ajută la identificarea oricăror erori de calcul și la monitorizarea corectitudinii întreținerii.
Procesele-verbale ale Adunărilor Generale oferă informații despre deciziile luate privind cheltuielile comune sau reparațiile planificate. În plus, în cazul unui litigiu sau al unui control, documentele păstrate constituie probe solide pentru apărarea drepturilor locatarilor, a mai spus administratorul Florin Condea.
Penalitățile și erorile, sub control
Administratorul de bloc recomandă ca locatarii să păstreze documentele atât fizic, cât și digital, scanând chitanțele și facturile pentru a le avea ușor accesibile:. „Este indicat ca fiecare locatar să solicite periodic extrasul de cont, cel puțin o dată pe an, și să urmărească procesele-verbale, pentru a fi la curent cu modul în care sunt cheltuiți banii comunității și cu deciziile privind reparațiile majore. În cazul în care este nevoie de copii ale documentelor, acestea trebuie solicitate în scris, prin e-mail sau cerere oficială, pentru a păstra dovada solicitării”.
Florin Condea a mai spu că mulți locatari nu realizează cât de mult îi ajută să păstreze documentele: „Am avut cazuri în care proprietarii au contestat penalități incorecte doar pentru că aveau chitanțele păstrate. Este o protecție simplă și eficientă și îi ajută să evite conflictele inutile cu Asociația sau cu vecinii. În plus, documentele organizează activitatea blocului și facilitează transparența în cheltuirea fondurilor comune”.
Cât timp trebuie păstrate documentele
Legea contabilă și regulamentele Asociației recomandă păstrarea documentelor timp de minimum cinci ani, însă pentru chitanțele de întreținere și plățile mai importante este indicat să fie păstrate chiar mai mult, mai ales dacă există lucrări capitale în bloc sau litigii vechi.
„Astfel, în situații concrete, păstrarea documentelor poate salva locatarul de penalități aplicate eronat sau poate dovedi plata corectă a cotelor de întreținere. De asemenea, procesele-verbale și bugetele anuale permit verificarea solicitărilor de cote suplimentare pentru reparații, demonstrând dacă acestea sunt justificate”, a sugerat administratorul.
