Hârţogăraia din firmele private îngreunează mult transmiterea de informaţii, însă are avantajul că "te acoperă pentru orice situaţie".

Nu doar la stat birocraţia este „în floare“, ci şi în companiile multinaţionale. Persoane care lucrează în acestea din urmă admit că o bună parte din hârţogă raie este inutilă şi că se îngreunează mult transmiterea de informaţii, însă avantajul este că „suntem acoperiţi pentru orice situaţie“, iar şefii se asigură că „totul iese bine“. Memourile interne sunt un exemplu de birocraţie care se poate dovedi foarte eficient în comunicarea către angajaţi, dar care presupune şi pierdere de timp şi alocarea unor resurse importante.   Avizele, un fel de plată pentru asigurarea maşinii

„Birocraţia are un rol puternic de asigurare că totul este bine, însă în unele companii este dusă la extrem. În companiile de stat din Romania, în schimb, birocraţia este mai mare şi rolul de asigurare nu prea mai există, faţă de cele multinaţionale“, comentează Alina Negrea, senior trainer al companiei APlus Performance.

Cei care au experimentat birocraţia multinaţionalelor recunosc că este extrem de dificil să faci faţă. „Ca să pot da un feed-back cuiva din afara companiei am nevoie de trei aprobări interne, iar de multe ori nu mă încadrez în timpul în care ar trebui să dau răspunsul. Aşa că dintr-o astfel de situaţie eu ies destul de şifonat şi sunt frustrat. Sunt conştient însă că toate aceste avize nu se cer degeaba până la urmă. Ele oferă siguranţă, sunt ca un soi de plată a asigurării la maşină“, povesteşte un tânăr de 35 de ani care lucrează într-o companie originară din Marea Britanie care are o filială şi la Bucureşti. La ce folosesc memourile

O parte a sistemului birocratic este reprezentat de memouri. „Acestea se folosesc, de obicei, în organizaţii de mare dimensiune, structuri organizatorice cu multe divizii, departamente care lucrează independent sau împreună“, spune Mihaela Forgaciu, membru în HR Club România. Un memo este un instrument util de comunicare, iar informaţiile cuprinse reflectă decizii ale managementului, modificări ale unor norme sau reglementări noi, şi nu numai. „În anumite cazuri, mai ales în secţiile cu un număr mare de angajaţi, chiar managerul poate alege acest tip de comunicare către angajaţii din departamentul său“, menţionează şi Alina Negrea. Comunicarea scrisă, cu atât mai mult decât cea orală, trebuie să nu lase loc interpretărilor şi să fie clară, certă, eficientă şi să fie de real folos angajaţilor. „La noi în companie se folosesc foarte mult memourile. Cred că sunt folositoare mai ales atunci când un proiect iese mai puţin bine. Cu ajutorul lor putem să vedem exact care au fost deciziile ce au dus la un rezultat nu tocmai bun şi cine a fost «veriga cea mai slab㻓, este de părere Andreea V., angajată la o companie de publicitate din Cluj.

Specialiştii în resurse umane spun că responsabilitatea distribuirii acestor memouri trebuie să cadă în sarcina unui departament care ştie toate structurile din organizaţie şi, la nivel ierarhic, poate decide cine este interesat de acele informaţii, altfel se poate naşte haosul.

„Angajaţii au obligativitatea să parcurgă toate memourile care le parvin în departament, iar dacă apoi se comite o greşeală, managerul are dreptul să aplice sancţiuni, fiindcă necitirea mesajului nu reprezintă o scuză“, precizează Alina Negrea.

PREOCUPARE

Reducerea procedurilor, o provocare pentru multe societăţi

Interceptarea greşită a mesajelor scrise din companii poate duce la conflicte, iar de multe ori până găseşti informaţiacheie îţi poţi pierde toată ziua. „Prin aceste comunicări birocratice se pierde foarte mult timp. Dacă ar dura câteva minute ceea ce e de spus, prin memouri se poate pierde şi o zi întreagă, pentru că trebuie să treacă pe la toţi cei care sunt «peste tine»“, crede Andreea, care lucrează la o companie de publicitate. Sunt şi domenii, precum cel farmaceutic, în care se pune serios problema de a reduce numărul acestor proceduri. „Încercăm să devenim mai flexibili, să reducem din numărul de aprobări şi avize. Acesta este un challenge deja pentru noi. Ceea ce facem se poate realiza cu 60 la sută din personalul angajat“, comentează angajatul unei multinaţionale.