Angajatorii sunt obligați conform Codului muncii să păstreze o copie a contractului individual de muncă la locul unde salariații își desfășoară activitatea.

Angajatorii sunt obligați să păstreze o copie a contractului individual de muncă (CIM) pentru fiecare angajat. În caz contrar, ei se expun unei sancțiuni de 10.000 de lei conform legii.

Potrivit prevederilor legale, locul de muncă poate fi sediul principal al angajatorului, sucursalele sau orice alte puncte de lucru ale acestuia. Această obligație este separată de cea referitoare la constituirea și conținutul dosarului personal, unde este necesar să existe o copie a contractului de muncă.

Ce prevede Codul Muncii

Prevederile Codului Muncii impun de ceva timp o obligație pe care mulți angajatori încă nu o respectă - acest lucru este evident în rapoartele inspectoratelor de muncă după controalele efectuate, unde nerespectarea acestei obligații este menționată aproape fără excepție.

„Angajatorul este obligat să păstreze la locul de muncă o copie a contractului individual de muncă pentru salariații care prestează activitate în acel loc” - art. 16 (4) din Codul muncii. Amenda pentru nerespectarea acestei cerințe este de 10.000 de lei - sancțiune fixă - stabilită prin OUG nr. 53/2017, adică ordonanța care a completat Codul muncii cu toate „variațiunile” de muncă nedeclarată și cu sancțiunile acelea de zeci de mii de lei, potrivit avocatnet.ro .

În 2018, pentru a clarifica și mai bine obligația, Codul Muncii a fost completat cu următoarele prevederi:

„(1) În sensul art. 16 alin. (4), locul de muncă reprezintă locul în care salariatul își desfășoară activitatea, situat în perimetrul asigurat de angajator, persoană fizică sau juridică, la sediul principal sau la sucursale, reprezentanțe, agenții sau puncte de lucru care aparțin acestuia.

(2) Copia contractului individual de muncă se păstrează la locul de muncă definit conform alin. (1) pe suport hârtie sau pe suport electronic, de către persoana desemnată de angajator în acest scop, cu respectarea prevederilor privind confidențialitatea datelor cu caracter personal”.

Sursă foto: Unsplash

Angajatorii trebuie să facă dosare personale

Deci, această obligație se referă fie la sediul principal al angajatorului, fie la sucursalele, reprezentanțele, agențiile sau punctele de lucru ale acestuia, acolo unde angajatul își desfășoară activitatea.

Contractul de muncă trebuie să fie încheiat în două exemplare - unul pentru angajator și unul pentru angajat. Codul Muncii impune angajatorului să furnizeze angajatului unul dintre aceste exemplare înainte de începerea activității. Mai apoi, trecem de la prevederile Codului Muncii la cele din Hotărârea de Guvern nr. 905/2017, care stipulează că angajatorul are obligația de a ține un dosar personal pentru fiecare angajat:

„Angajatorii prevăzuți la art. 1 au obligația de a întocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariații încadrați cu contract individual de muncă, de a-l păstra în bune condiții la sediul angajatorului sau, după caz, la sediul secundar dacă este delegată competența încadrării personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă, precum și de a-l prezenta inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora”. La dosar se găsește, desigur, un exemplar al contractului de muncă (iar nu o copie!). Care exemplar? Al angajatorului, desigur, din moment ce angajatul e liber să-l ia pe al său acasă.

Ce trebuie să conțină dosarul personal al angajatului

„Dosarul personal al salariatului cuprinde cel puțin următoarele documente: actele necesare angajării, contractul individual de muncă, actele adiționale și celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă, acte de studii/certificate de calificare, precum și orice alte documente care certifică legalitatea și corectitudinea completării în registru”, prevede HG nr. 905.

Pe lângă exemplarul original, care trebuie să se afle obligatoriu în dosarul personal la sediul angajatorului sau la sediul secundar, după caz, angajatorii au obligația de a păstra o copie a contractului de muncă la locul unde angajatul își desfășoară activitatea. Adesea, acest loc nu coincide nici cu sediul central, nici cu cel secundar, motiv pentru care legea impune explicit și obligativitatea de a dispune de o astfel de copie, care poate fi consultată de orice persoană interesată, cu precădere de către inspectorii de muncă.

Ce se întâmplă cu telesalariații

În situația lucrătorilor remote care nu se prezintă niciodată la un loc de muncă organizat de angajator, respectarea prevederilor legale referitoare la dosarul personal este crucială, deoarece inspectorii de muncă nu vor efectua vizite la locul de muncă al acestora. Cu toate acestea, în cazul angajaților care sunt în permanență în deplasare, o copie a contractului de muncă ar trebui să fie disponibilă acolo unde aceștia se prezintă la începutul sau la sfârșitul programului de lucru sau în finalul unei perioade de muncă.