Conform Legii 36/2023, se stabilește o perioadă general valabilă de arhivare de cinci ani pentru statele de salarii, fiind ștearsă orice referire la perioada de 50 de ani. Automat, și dosarele personale ale salariaților se vor arhiva tot cinci ani.
Arhivarea presupune păstrarea, în anumite condiții, fie fizic, fie electronic, pe perioade de timp care pot ajunge și până la 50 de ani, a unor documente folosite de firme în activitatea. Orice modalitate ar alege de a le păstra, firmele trebuie să fie în măsură să le pună la dispoziția celor interesați atunci când li se solicită asta prin lege.
Dar, potrivit avocat.net., după nici măcar o lună de la reducerea perioadei de arhivare a statelor de salarii, de la 50 la cinci ani, această prevedere din Legea contabilității va fi „optimizată” printr-o lege nouă, care va influența indirect și perioada de arhivare a dosarelor personale.
Așa cum s-a stabilit inițial, statele de salarii pot fi arhivate, începând din 1 ianuarie 2023, numai cinci ani, nu 50 de ani. Însă asta numai dacă angajatorul depune în paralel declarația 112 sau declarația 205.
Există două perioade, una de 50 de ani și una de cinci ani
În contextul acestei noutăți, mai scrie sursa menţionată, a fost necesară o clarificare publică pentru a sublinia că noua regulă de arhivare a statelor de salarii timp de doar cinci ani nu se aplică și la păstrarea dosarelor personale ale angajaților.
Clarificarea a venit deoarece HG 905/2017 prevede că dosarele personale trebuie arhivate așa cum stabilește, în cazul statelor de salarii, articolul 25 din Legea contabilității.
Practic, pentru state există două perioade, una de 50 de ani și una de cinci ani, astfel că era neclar care se aplică dosarelor personale. Concluzia, în baza regulilor încă aplicabile, este că perioada e de 50 de ani.
Lucrurile se vor schimba din nou după ce va intra în vigoare Legea 36/2023
De ce? Pentru că acest act normativ va elimina alineatul 1^1 de la articolul 25 din Legea contabilității, urmând să prevadă la alineatul 1 al aceluiași articol, pentru arhivarea statelor de salarii, o perioadă-standard de cinci ani, fără niciun fel de condiționare legată de declarațiile 112 și 205. Apariția legii în Monitorul Oficial este iminentă, aceasta urmând să intre în vigoare după trei zile de la publicare.
Din moment ce articolul 25 din Legea contabilității va avea, în curând, un alineat unic, la care va scrie că statele de salarii se arhivează doar cinci ani, se va reduce automat și perioada de păstrare a dosarelor personale. Astfel, atât statele de salarii, cât și dosarele personale ale angajaților vor fi arhivate numai cinci ani.
În altă ordine de idei, trebuie precizat că legea care stă să apară în Monitorul Oficial va reduce perioada de arhivare, la doar cinci ani, și pentru registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară, scrie avocant.net