O dată cu debutul pandemiei de COVID-19, majoritatea angajatorilor au decis să protejeze personalul și să permită lucrul de la domiciliu, atunci când este posibil acest lucru.
Reputatul profesor Yuval Noah Harari, autorul celebrelor lucrări „Sapiens”, „Homo Deus” și „21 de lecții pentru secolul 21” afirmă că atunci când „furtuna va trece, omenirea va supraviețui dar vom locui într-o lume diferită”.
Cu siguranță lucruri pe care nu le-am considerat benefice sau posibile în trecut, precum cursurile și examenele online sau exercitarea atribuțiilor de serviciu din confortul propriei locuințe vor deveni normalitate. Mulți angajatori vor alege să păstreze pe termen lung măsura lucrului de la domiciliu pentru o parte din personal.
În acest mod economisesc bani, fiind nevoie de mai puține spații pentru birouri, dar cresc și gradul de satisfacție al angajaților, care astfel economisesc timpul petrecut în trafic, au un program mai lax de muncă și își pot organiza timpul de lucru după preferințe.
Companii precum Google și Twitter își încurajează de ani buni angajații să efectueze sarcinile de serviciu de la domiciliu. Însă în adăpostul casei atenția este distrasă mai ușor de numeroasele tentații precum programele de la televizor, un serial pe Netflix, un pui de somn sau exercitarea treburilor casnice. Locuința nu este în mod obișnuit asociată de creier cu munca, ci cu relaxarea și somnul. Din acest motiv este vitală respectarea unor principii de bază care eficientizează lucrul de acasă și cresc productivitatea și sentimentul de împlinire profesională.
- Stabilește un program bine definit. În lucrul la domiciliu, distragerile sunt cea mai mare amenințare la adresa productivității. La polul opus, se află persoanele „workaholice” care, lucrând de acasă, uită să mai ia pauze și să se destindă, ajungând să petreacă și câte 12 ore în fața laptopului. În funcție de numărul de sarcini pe care îl ai de efectuat, alege un interval orar zilnic în care să îți desfășori activitatea profesională și respectă-l. Stabilește de la început intervalul de lucru și pauzele, frecvența și durata lor. Înainte de a intra în starea de flux, oprește orice potențiale distrageri. În cazul în care locuiești cu mai multe persoane, anunță-le care este intervalul de timp în care te dedici exclusiv profesiei și roagă-i să îl respecte. Dacă membri familiei sau prietenii cu care locuiești te întrerup constant pentru a-ți solicita ajutorul cu diverse treburi, vreun drum până la magazin sau pentru a-ți propune pauze, va fi dificil să îți reiei iar sarcinile cu motoarele turate la maxim. Comunică-le că îți dorești ca orice solicitări cu excepția urgențelor să fie amânate pentru momentul când îți închei programul de lucru.
- Alege un spațiu dedicat lucrului. Creierul uman funcționează prin asocieri corelate inconștient. În acest mod economisește energia și învață să se adapteze la situații. Patul este asociat cu somnul, iar canapeaua cu destinderea după o zi de muncă. De aceea nu este niciodată benefic să citești/înveți/lucrezi din pat, pentru că astfel vei simți tentația de a moțăi după câteva minute de activitate. În plus, în timp poți ajunge la stări de insmonie sau diminuare a calității somnului, deoarece creierului îi va fi greu să intre în starea de odihnă din același loc unde ceva mai devreme a fost solicitat să rămână concentrat și alert.
O cameră dedicată exclusiv pentru birou este posibilă, de regulă, doar în situația acelora care locuiesc într-o vilă spațioasă. Asta nu înseamnă că într-un apartament nu poți avea „colțul tău profesional”. Un birou amplasat într-un loc luminos, un fotoliu confortabil și un suport pentru laptop sau masa din bucătărie sunt câteva idei de locuri pe care le poți delimita ca spațiu de lucru. De asemenea, pe termen lung poți opta și pentru locuri din apropierea casei, precum o cafenea liniștită. Cu fiecare zi în care folosești acest loc, mintea ta îl va considera un spațiu dedicat exercitării profesiei. Așa îți va fi mai ușor să intri în starea de flux productiv și să îți păstrezi atenția la cote ridicate.
- Stabilește rutinele. Ca să îți stimulezi creierul să uite că ești acasă și ai la doar câțiva metri distanță frigiderul pentru o gustare sau patul pentru somn, stabilește câteva rutine zilnice. Trezește-te cu cel puțin 30 de minute înainte de a începe lucrul efectiv, pentru a avea timpul necesar de pregătire fizică și mentală pentru sarcinile zilei, a savura cafeaua/ceaiul negru și a lua micul dejun. Lucrul pe stomacul gol este contraproductiv, iar obiceiul de a sări peste prima masă a zilei dăunează sănătății și stabilității organismului. Nu sta toată ziua în pijama sau haine de casă, ci îmbracă hainele pe care le-ai folosi în mod obișnuit când ieși afară. La fel ca în cazul patului, creierul asociază pijamaua cu somnul, iar asta dăunează grav stării de flux productiv.
Stabilește intervalele de timp pentru pauze/gustări/țigară (dacă ești fumător) sau cafea/ceai. De regulă, se recomandă ca la fiecare 90 de minute petrecute pe scaun în starea de concentrare, să acorzi 10 minute destinderii și să te dezmorțești prin parcurgerea câtorva pași. Poate fi util să îți setezi alarma, ca să nu fi tentat să arunci mereu ochii spre telefon cu gândul la următoarea pauză.
- Oprește distragerile. La fel cum e important să îți anunți prietenii sau rudele cu privire la intervalul de timp și de spațiu din casă pe care intenționezi să le aloci lucrului, dacă împarți locuința, și să îi rogi să îți respecte liniștea în această perioadă, este esențial, totodată, să te asiguri că, înainte de începerea lucrului propriu-zis, elimini orice posibile distrageri. Nu pune în funcțiune mașina de spălat, pentru că atunci când va termina programul vei fi tentat să scoți rufele pentru a le așeza la uscat. Oprește internetul pe telefon și folosește laptopul exclusiv în interes profesional (tab-ul de Facebook este util să îl ai deschis în acest timp doar dacă lucrezi la Facebook). Dacă e posibil, pune telefonul pe modul silențios, pentru a evita să fii întrerupt de diverse apeluri nesolicitate. Ascultă muzică doar dacă te ajută să te concentrezi. În cazul în care jobul tău nu implică să fii mereu la curent cu fluxul de știri, menținerea televizorului deschis în timpul lucrului nu este doar inutilă, ci și contraproductivă. În era vitezei și a informației, tentația de a verifica mereu știrile, fie la tv, fie online, este mare, însă bombardamentul informațional dăunează creierului, atenției, memoriei și capacității de concentrare. Ideal este să lași în funcțiune doar ce îți este necesar exclusiv pentru desfășurarea activității profesionale, și să aloci un spațiu separat din zi pentru punerea la curent cu știrile sau socializarea pe facebook/instagram.
- Clarifică sarcinile. Atunci când lucrezi de acasă, unul dintre impedimente este lipsa contactului direct cu colegii și superiorii de la muncă. Dacă unele dintre sacini sunt neclare sau ai nelămuriri în diverse privințe, poți avea tentația de a „umple mental golurile” și a presupune că unele lucruri sunt irelevante, deși în realitate ele pot fi vitale pentru finalizarea cu succes a unor proiecte. Oricând ai întrebări și neclarități cu privire la sarcinile de lucru, ia o pauză și apelează la ajutorul șefului sau a unui coleg pentru a știi cu exactitate care sunt așteptările. De asemenea, e benefic ca la finalul programului să soliciți feedback cu privire la modul de îndeplinire al sarcinilor de la unul dintre colegii de muncă, timp în care poți la rândul tău să îi oferi feedback. Pentru a crește productivitatea, mai poți folosi trucul de a defini sarcinile zilei luându-ți angajamentul pentru finalizarea lor. Organizează o sesiune de conversație online (whatsapp, skype sau grup-call) 5-10 minute dimineața sau seara cu colegii de lucru în care fiecare să le comunicați celorlalți care sunt obiectivele pentru ziua următoare. Apoi, la finalul zilei, reluați discuția pentru a vă oferi feedback reciproc. Astfel de conversații între colegi sunt mult mai productive decât banalele bârfe despre ce se mai întâmplă prin birouri sau zvonurile despre alți colegi ori cu privire la ce ce urmează să mai apară nou în cadrul organizației.
- Elaborează AGENDA. Există două moduri de a lucra: Haotic sau organizat. Diferența constă în planificare. Atunci când se adună mai multe sarcini deodată, majoritatea au tendința să înceapă cu cele ușoare, care adesea nu sunt prioritare, și să le amâne pe restul pentru mai târziu. Problema apare atunci când sarcinile indezirabile se adună de la o zi la alta. Maeștrii productivității au o agendă în care își organizează sarcinile în funcție de priorități. Notând în agendă sarcinile în ordinea priorităților, vei observa clar ce este urgent și ce suportă amânare. Nu te vei mai trezi că ai uitat de un termen limită sau de rugămintea unui coleg de a da o mână de ajutor.
- Socializează/Relaxează-te. Marissa Mayer, fostul CEO al Yahoo a declarat că, din observațiile ei, atunci când oamenii lucrează de acasă socializează mai puțin. Firesc, din moment ce nu mai există pauze de cafea și discuții între colegi. Însă discuțiile stimulează ideile creative. De aceea, atunci când lucrezi la domiciliu, este important să rămâi conectat cu colegii de lucru. Din fericire, astăzi modalitățile de a socializa sunt aproape tot timpul la îndemnână prin intermediul smartphone-ului și al laptopului. La finalul programului ales pentru lucru, o dată sau de două ori pe săptămână, trimite-le mesaj colegilor și propune-le o ieșire la o terasă sau o reuniune la unul dintre voi pentru a schimba idei și a descoperi noi moduri de abordare a situațiilor. De asemenea, la finalul fiecărei zile de lucru lasă deoparte tot ce ține de muncă și alocă timp pasiunilor tale sau celor dragi.
- Premiază-te! Când ai proiecte importante de elaborat, stabilește-ți un premiu, o recompensă pe care să ți-o acorzi la finalizarea sa. Cu cât mai important este proiectul, cu atât mai satisfăcătoare trebuie să fie și recompensa aleasă. Creierul are nevoie să rămână motivat, iar împlinirea unei dorințe este una dintre cele mai eficiente forme de a te asigura că îți respecți obiectivele propuse.
- Respectă-ți obiectivele. Fii consecvent cu tine și cu visurile tale. Chiar dacă lucrezi de acasă și nu mai ai un șef care să te monitorizeze sau să îți verifice la fiecare oră progresele, păstrează-ți consecvența și disponibilitatea de a lucra la standarde înalte. Modul în care rezolvi sarcinile și elaborezi proiectele reprezintă cartea ta de vizită în mediul preofesional.
Obiectivele tale, visurile pe care le ai cu privire la viitorul tău, toate sunt realizabile prin intermediul activităților pe care le faci astăzi. Gândește-te la asta: Dacă ai propriul business, nu ai un superior care să te cicălească, dar nici un salariu asigurat, deci ai responsabilitatea modului în care îți efectuezi sarcinile pentru a-ți asigura veniturile. Nu ai nevoie de cineva care să stea cu morcovul și bățul în spatele tău pentru a lucra la standarde înalte. Cea mai bună motivație este cea intrinsecă. Amintește-ți de ce faci ceea ce ai ales să faci și astfel îți respecți munca și te respecți pe tine.