Cercetările arată că ședințele îi fac pe oameni mai proști. Cercetările arată că ședințele îi fac pe oameni mai puțin productivi. În urmă cu 79 de ani, o agenție de spionaj le-a arătat agenților opt moduri de a sabota întâlnirile de afaceri. Din păcate, cele mai multe dintre aceste tactici pot fi găsite încă în fiecare întâlnire la care participați
S-o luăm cu începutul: Urăsc ședințele. (Am crezut mult timp că singura persoană din sală care crede că întâlnirea este importantă este persoana care a convocat-o). Cercetările arată că ședințele îi fac pe oameni mai proști. Cercetările arată că ședințele îi fac pe oameni mai puțin productivi.
Totuși, aceasta nu este o știre de ultimă oră. Oamenii au crezut mult timp că ședințele sunt neproductive.
În 1944, OSS (în prezent CIA) a publicat un ghid pe care agenții îl puteau folosi pentru a-i recruta și motiva pe sabotorii străini. Broșura descria modalitățile prin care civilii puteau perturba eforturile de război împotriva SUA, în timpul celui de-al Doilea Război Mondial, prin reducerea progresului și a productivității „mijloacelor obișnuite”.
Cum să sabotezi ședințele
Unul dintre cele mai „obișnuite mijloace” era să saboteze ședințele.
Prin amabilitatea bibliotecii digitale a Securității Naționale (Homeland Security) am descoperit cele 8 tactici. Gândiți-vă la ultima ședință la care ați participat și vedeți câte dintre următoarele s-au întâmplat:
1. Insistați să faceți totul prin „ca la carte”. Nu permiteți niciodată scurtături pentru a accelera deciziile. 2. Țineți „discursuri”. Vorbiți cât mai des posibil și cât mai larg și vag. Ilustrați-vă punctele de vedere prin lungi anecdote și relatări de experiențe personale. Nu ezitați niciodată să faceți câteva comentarii „patriotice”. (Cunoscute astăzi ca expresii de loialitate față de companie). 3. Atunci când este posibil, trimiteți toate chestiunile la comisii pentru „studiu și o analiză suplimentară”. Încercați să găsiți sau să construiți comitete cât mai mari posibil - niciodată mai puțin de cinci (persoane). 4. Aduceți în discuție probleme irelevante cât mai des posibil. 5. Certați-vă asupra formulărilor precise a proceselor-verbale și a rezoluțiilor. 6. Reveniți la chestiuni decise la ultima ședință și încercați să redeschideți problema oportunității acelei decizii. 7. Pledați pentru „prudență”. Fiți „rezonabili” și îndemnați-i (pe ceilalți participanți la ședință) să fie „rezonabili” și să evite graba care ar putea duce la situații jenante sau dificultăți ulterioare. 8. Fiți îngrijorați de oportunitatea oricărei decizii. Ridicați întrebarea dacă o astfel de acțiune se află în jurisdicția grupului sau dacă ar putea intra în conflict cu politica (unui alt grup).
Care a fost scorul dumneavoastră? Bănuiesc că cel puțin trei. Doi, patru și șase apar în aproape fiecare ședință. Punctul șapte, importanța „prudenței”, este, de asemenea, comun, deoarece a face pe avocatul diavolului este întotdeauna mai ușor - și mai sigur - decât a susține ceva nou.
Ceea ce ne duce înapoi la motivul pentru care urăsc ședințele. Orice ședință care nu va genera în mod direct venituri sau economii de costuri - fie sub forma unei decizii cheie, fie a unui plan de acțiune concret - este o pierdere de timp. Singurul moment în care ar trebui să organizați o ședință este atunci când un grup trebuie să ia o decizie. Lucru care, dacă vă gândiți bine, este rar.
Invitați doar persoanele potrivite
În cazul unei ședințe relevante asigurați-vă că invitați doar persoanele potrivite. Apoi, faceți ca persoanele pe care le invitați să se simtă ca un membru egal al echipei. (Dacă nu puteți, nu-i invitați.) Asigurați-vă că le apreciați contribuțiile.
Și apoi, înainte de a organiza efectiv ședința, mai gândiți-vă încă o dată dacă este cu adevărat necesară. O meta-analiză a peste un deceniu de cercetări arată că 90 la sută dintre angajați consideră că ședințele sunt „costisitoare” și „neproductive”.
Și arată că au dreptate: productivitatea angajaților crește cu peste 70 la sută atunci când ședințele sunt reduse cu 40 la sută. Autonomia angajaților a crescut, de asemenea. Oamenii nu mai aveau nevoie de ședințe pentru a-i ține pe drumul cel bun și pentru a-i responsabiliza; mai puține ședințe le-au permis să își „însușească propriile liste de priorități”.
Toate acestea au ca rezultat o productivitate și o satisfacție mai mare la locul de muncă - și evită productivitatea ședințelor și sabotarea progresului, oricât de nevinovată și neintenționată ar fi.
Sursa: inc.com