Sunt zeci de lucruri care fură peste jumătate din timpul petrecut la birou de un şef sau de un simplu angajat. Consultanţii îţi spun care sunt acestea şi cum să câştigi timp
Multe persoane, fie ele manageri sau simpli angajaţi, pierd peste jumătate din timpul petrecut la serviciu fără nici măcar să-şi dea seama. Şi nu este vorba, contrar aparenţelor, de conversaţii "pe messenger" sau de reţele sociale gen Facebook.
Printre activităţile care ne "fură" cel mai mult timp la birou se numără amânarea, perfecţionismul şi asumarea problemelor subordonaţilor, aceasta din urmă în cazul şefilor, spune Dorel Grigore, consultant la compania de training şi consultanţă în resurse umane Ascendis.
Potrivit unui studiu din 2005, economia SUA pierde câte 588 de miliarde de dolari pe an din cauza întreruperilor. Cele mai mari pierderi de timp au loc atunci când se începe o activitate, care apoi este întreruptă şi amânată pentru mai târziu, presupunând un timp mare de comutare, explică Dorel Grigore.
Ce recomandă consultantul
Topul activităţilor cronofage continuă cu deplasările inutile pentru întâlniri de afaceri care nu sunt neapărat necesare, dar şi e-mailul, care "a ajuns să ne ucidă viaţa şi să ne guverneze traiul", spune consultantul.
El le sugerează celor dependenţi de poşta electronică să-şi verifice mesajele dimineaţa, când au o viteză mai mare de reacţie, după o sortare prealabilă. Iar în timpul zilei, să şi le verifice la un interval de două-patru ore, pentru a se putea concentra la ceea ce au de făcut. Reţeta nu se aplică însă şi departamentelor gen call-center sau IT.
Birocraţia şi rapoartele ciclice mânâncă timpul în special în companiile din asigurări, bănci, securitatea muncii, iar şedinţele neproductive sunt şi ele trecute pe lista neagră. Este cu atât mai grav când acestea nu sunt anunţate din timp, când nu este comunicat subiectul şi când nu se ia nicio decizie.
Companii care au aplicat aceste soluţii au reuşit să economisească între 100.000 şi 4 milioane de euro pe an, ne-a declarat consultantul Ascendis.
Pentru a fi cât mai eficienţi în ceea ce faceţi, Dorel Grigore recomandă trei principii de care să ţineţi seama atunci când sunteţi la birou.
În primul rând, ceea ce faceţi trebuie să aibă valoare pentru client sau pentru şef. "Este arta neterminării. Dacă ai intrat la un film prost, ieşi afară. Dacă ai comandat ceva la masă şi nu-ţi place, nu mai mânca", susţine reprezentantul Ascendis.
În al doilea rând, spune el, întrebaţi-vă dacă ceea ce faceţi adaugă valoare, transformă, schimbă în bine produsul, obiectul sau raportul la care lucraţi. Dacă răspunsul este negativ, atunci spuneţi stop, pentru că nu faceţi ce trebuie. A treia regulă este "dacă tot te-ai apucat de ceva, termină şi fă-l bine", precizează Dorel Grigore.