Acum câțiva ani, toate procesele unei afaceri erau gestionate și înregistrate pe hârtie. Pentru o firmă în creștere în lumea modernă de astăzi, acest lucru nu mai este posibil. Pornind de la realizarea strategiilor de marketing până la procesul de facturare, este foarte important să existe o evidență a tuturor acțiunilor, iar digitalizarea a venit cu avantajul de a face lucrurile mai eficient, mai rapid și cu mai puține erori.

Un program de facturi este un instrument de mare ajutor în crearea facturilor pentru serviciile și produsele pe care le oferă o firmă, cât și pentru gestionarea contabilității. Folosind un soft de facturare poți face o mulțime de activități pe un singur tablou de bord și nu trebuie să depinzi de mai multe foi Excel pentru contabilitate.

Află din acest articol care sunt avantajele unui program de facturi și care este diferența față de RO e-Factura.

Ce este un program de facturare?

Putem înțelege un program de facturare ca fiind instrumentul software care îți permite să gestionezi ușor și rapid toate facturile. Fie că sunt cele pe care le emiți clienților tăi sau cele pe care le primești de la furnizorii tăi, cu ajutorul acestui program, vei putea centraliza toate informațiile legate de plățile și încasările firmei tale.

Deși funcția sa de bază este crearea și trimiterea facturilor, se poate ca un program de facturi performant să includă și funcții suplimentare. De exemplu, personalizarea șabloanelor, crearea de estimări și note de livrare, generarea de rapoarte, reconciliere bancară, gestionarea colectării și plăților, sunt câteva dintre aceste funcționalități pe care le poți utiliza.

6 avantaje ale utilizării software-ului de facturare online

Pentru orice afacere în creștere, indiferent dacă ești comerciant cu amănuntul, distribuitor sau producător, în prezent a devenit esențial să utilizezi un soft de facturare pentru afacerea ta. Asta nu înseamnă că trebuie să te bazezi pe programul de facturi că îți va asigura succesul afacerii, dar cu siguranță eficientizează toate procesele de afaceri, astfel încât să ai timp să te concentrezi asupra evoluției firmei.

În calitate de antreprenor sau manager, obiectivul principal este să aduci profit și, prin urmare, un program de facturi îți va simplifica munca. Software-ul de facturare și contabilitate vă ajută să generați rapid facturile și să primiți plățile în timp util.

Prin urmare, un soft de facturare devine cel mai bun aliat al firmei, deoarece oferă soluții care eficientizează aceste sarcini.

Unele dintre aceste avantaje pe care le poți obține cu programul de facturare online sunt:

1. Precizie îmbunătățită a datelor

Unele programe de facturare au funcții integrate care facilitează obținerea datelor de facturare de la clienți. Ca rezultat, nu numai că vei economisi timp, dar vei reduce riscul de eroare umană la introducerea datelor.

2. Simplificarea urmăririi plăților și încasărilor

Imaginează-ți că poți urmări mai bine plățile și încasările cu un program de facturi, poți configura mementouri automate pentru a te informa când clienții îți datorează o factură sau trebuie să trimită compania ta o factură restantă.

3. Eliminarea datelor duplicat

Atunci când integrezi soft-ul de gestionare a facturilor, comenzile clienților vor fi procesate automat și în timp real, evitând duplicarea datelor și alte erori comune în facturarea tradițională.

4. Optimizarea resurselor

Un soft de facturare modern și performant îți permite să analizezi vânzările de produse prin furnizarea de informații despre fiecare dintre operațiunile efectuate. De asemenea, îți permite să optimizezi resursele, care pe termen lung vor duce la creșterea marjelor de profit.

5. Accesibilitate de oriunde

În ziua de azi, este posibil să lucrezi din locații diferite, așa că este important să poți accesa facturile și datele de facturare în orice moment, din orice locație.

Ce trebuie să știi despre e-Factura și facturile trimise la ANAF

Dacă ești interesat de un program de facturi, în primul rând, nu trebuie să faci confuzia între factura electronică și sistemul RO e-Factura. Dacă factura electronică este un document digital realizat prin intermediul unui program de facturi, sistemul RO-eFactura este un proiect demarat de Ministerul Finanțelor și ANAF pentru transmiterea facturilor electronice între diversele entități juridice, publice sau private, în vederea eficientizării colectării impozitelor și taxelor, vizând în principal îmbunătățirea și consolidarea gradului de colectare a TVA și prevenirea/combaterea evaziunii fiscale.

 RO e-Factura nu este un sistem de facturare, ci doar facilitează transmiterea și garantează existența unei facturi în format electronic. Pentru emiterea facturilor fiscale este necesară utilizarea unei soluții dedicate, așa cum este cea oferită de softul ERP NextUp.

Sistemul RO e-Factura poate deveni obligatoriu la nivel general pentru toate tranzacțiile dintre firme, începând cu 1 ianuarie 2024, pentru tranzacțiile între firme stabilite în România. De menționat că la sfârșitul lunii iulie 2023, Consiliul UE a aprobat derogarea privind adoptarea e-Factura generalizată în România cu aplicabilitate pentru perioada 1 ianuarie 2024 – 31 decembrie 2026. Se așteaptă însă măsurile legislative prin care trebuie stabilită data de la care intervine obligatorie e-Factura.

RO e-Factura se implementează etapizat, inițial pentru operatorii economici în relația cu autoritățile contractante ale statului, B2G (business to Government). Ulterior, a devenit obligatorie și în contractele încheiate în relația B2B (business to business), în măsura în care acestea au ca obiect produse cu risc fiscal ridicat.

Pentru celelalte tranzacții de tipul B2B, facturarea electronică este în prezent opțională, dar se dorește să se impună obligativitatea din 2024. Informațiile din facturi sunt raportate către administrația fiscală, care obține aceste date în timp real și poate verifica în timp util și automat coerența dintre TVA-ul declarat și plătit și operațiunile realizate.

Pentru a facilita transmiterea datelor electronice prin sistemul RO e-factura, NextUp a dezvoltat o soluție electronică, capabilă să gestioneze volume mari de date, asigurând transmiterea faptelor emise și descărcarea celor primite ale furnizorului prin Sistemul Național RO e-Factura.

Acum, softul NextUp trimite cu un singur click o listă de facturi selectat către SPV (Spațiul Public Virtual). De la 1 ianuarie, cand e-Factura se va aplica tuturor persoane juridice ce tranzacționează în regim B2B, această transmitere se va face complet automat. Adică utilizatorii își vor putea desfășura activitatea ca de obicei, iar softul preia jobul de a transmite datele fără intervenție zilnică.

Gestionează-ți afacerea, indiferent unde te afli. În aplicația NextUp găsești toate functionalitățile de interes general, utile utilizatorilor, inclusiv exportul în format xml al facturilor pentru a fi urcat apoi în SPV.